El proceso de acreditación consta de varios pasos. Hacemos una distinción entre la solicitud de una nueva acreditación, el mantenimiento de una acreditación existente y la ampliación del alcance de una acreditación existente.
A continuación se describe el proceso de acreditación desde la solicitud hasta la decisión:
La solicitud de acreditación se realiza en un formulario de solicitud que se envía al EAF junto con otros documentos solicitados en el formulario.
En la aplicación, se establecen las áreas de clientes, industrias o métodos para los que desea acreditarse.
EAF confirma que se ha recibido la solicitud y comprueba que esté completa. Según el alcance de la acreditación, EAF proporciona información sobre la tarifa y hace sugerencias para un líder de evaluación, un equipo de evaluación y un plan general para la tarea. El objetivo de EAF es enviar una estimación de costos dentro de las 4 semanas posteriores a la recepción de la documentación completa para la solicitud. El cliente acepta la tarifa y cualquier líder de evaluación externa.
EAF planifica la asignación de acreditación en consulta con el cliente y contrata a los expertos.
La evaluación in situ la realiza un evaluador principal, a veces junto con evaluadores internos o externos adicionales. La evaluación incluye la gestión organizativa del cliente, el equipo y la competencia de la dirección y el personal.
Para la acreditación de laboratorios y determinados organismos de inspección, la evaluación se completa con ensayos de aptitud y calibraciones.
En algunas formas de acreditación, EAF participa como observador mientras el organismo acreditado trabaja con sus clientes.
El objetivo de EAF es llevar a cabo una evaluación in situ dentro de las 12 semanas posteriores a que el cliente haya aceptado la tarifa y esté disponible la documentación completa.
La evaluación concluye con representantes de EAF que describen cómo EAF ve la actividad y describe cualquier desviación de los requisitos. La evaluación se documenta en un informe.
El cliente debe subsanar cualquier desviación de los requisitos en un plazo de 4 meses. EAF toma una posición sobre si las medidas pueden aceptarse. En caso de deficiencias graves o importantes, puede ser necesaria una nueva visita. Cuando se hayan corregido todas las desviaciones, el líder de evaluación recomienda la acreditación.
Las decisiones sobre acreditación se notificarán en un plazo de dos meses a partir de la presentación de la documentación necesaria al EAF. También menciona lo que se entiende por documentación necesaria. El tiempo de procesamiento puede extenderse hasta un mes en no más de una ocasión, si es necesario debido a la investigación del caso de acreditación.
La decisión sobre la acreditación la toma un jefe de departamento competente. La acreditación no está limitada en el tiempo, sino que se aplica de forma continua, siempre que se cumplan los requisitos.
La decisión se envía a la organización junto con un certificado de acreditación.
Aproximadamente seis meses después de que se otorgó la acreditación, se lleva a cabo una visita de inspección adicional para verificar que las actividades acreditadas hayan comenzado de acuerdo con el plan.
Una decisión de acreditación siempre va seguida de visitas periódicas, inicialmente una vez al año. El objetivo es determinar si la actividad sigue cumpliendo los requisitos. El costo de la vigilancia se cobra en forma de tarifa anual.
Se realiza una evaluación integral cada cuatro años, denominada reevaluación. Después de la primera reevaluación, el rango de vigilancia se amplía para la mayoría de las áreas de acreditación a 16 meses, siempre que todo funcione correctamente.
En la vigilancia / reevaluación, el cliente resolverá cualquier desviación de los requisitos en un plazo de dos meses.
